Membuat Data Base Sederhana Dan Tabel Pencarian Data dengan microsoft XL

Nah sekarang kita belajar membuat Data base secara sederhana, kemudian kita ingin mengolah database yang  berguna untuk mengetahui data atau informasi yang kita inginkan dengan maksud dengan sekali mengetikkan suatu data masukan maka data yang muncul adalah sebuah Informasi tentang kondisi dari data tersebut.

Kita ambil contoh tentang Data Base Hasil Ujian di sekolah disuatu kelas, coba perhatikan contoh Tabel.1 dibawah ini, ada sebuah data yang berisi Data Siswa dengan Nilai hasil Ujiannya. Sekarang coba buka Worksheet Excel Sheet1 dan ikuti contoh seperti Tabel.1 tersebut jangan lupa Sheet1 kita ganti nama menjadi DB (maksudnya Database).

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS	Nama	Jenis Kelamin	Bulan	Ujian Ke	Nilai Ujian
2	A10001	Andi	L	Januari	1	8.5
3	A10002	Omiyan	L	Januari	1	7.6
4	A10003	Agung	L	Januari	1	7.7
5	A10004	Yanti	P	Januari	1	6.3
6	A10005	Lisa	P	Januari	1	9.2
7	A10001	Andi	L	Januari	2	8.0
8	A10002	Omiyan	L	Januari	2	7.2
9	A10003	Agung	L	Januari	2	9.3
10	A10004	Yanti	P	Januari	2	5.8
11	A10005	Lisa	P	Januari	2	9.5

Tabel.1 (Sheet1) atau DB

Jika sudah selesai, disini kita ingin membuat suatu cara bisa mengetahui berapa nilai ujian anak yang dimaksud dengan cukup mengetikkan Nomor Induk Siswa (NIS) tersebut, sekarang buka Worksheet Excel Sheet2, dan buatlah sebuah Table seperti Table.2 dibawah ini  :

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS
2	Nama
3	Jenis Kelamin
4
5	Bulan	Ujian Ke		Jumlah	Nilai Rata-Rata	Keterangan
6		1	2
7	Januari
8

Tabel.2 (Sheet2)

Oke kalau sudah siap semua, coba siapkan Teh manis hangat plus Sepotong roti atau makanan ringan tapi ingat jangan merokok ya hehehehhe……

Coba ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Perhatikan Tabel.2, di Cell B2 tepat disamping Nama, coba ketikkan rumus dibawah ini :

=VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$B$11,2,FALSE)

Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIS dengan muncul sebuah nama di Cell B2 yaitu Nama (dalam hal ini nama dari NIS dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell B11, adapun sebuah muncul angka 2 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 2 kolom sedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah.

2. Perhatikan Tabel.2, di Cell B3 tepat disamping Jenis Kelamin, coba ketikkan rumus dibawah ini :

=VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$C$11,3,FALSE)

Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIS dengan muncul sebuah nama (kata) di Cell B3 yaitu Jenis Kelamin (dalam hal ini Jenis Kelamin dari NIS dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell C11, adapun sebuah muncul angka 3 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 3 kolom sedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah.

Ok Cukup dulu untuk pembuktian coba sekarang ketikkan salah satu NIS di Sheet 2 Cell B2, misalkan A10001 maka hasilnya akan muncul :

Cell	A	B
1	NIS	A10001
2	Nama	Andi
3	Jenis Kelamin	L

Jika muncul seperti diatas berarti rumusnya benar sekali, sekarang kita lanjut tapi ingat Teh manis hangatnya diminum dulu ntar keburu dingin lagi hehehehe.

Masih di Sheet2, pindahkan kursor ke Cell B7, sekarang kita ingin mencari Berapa Sih Nilai Ujian Siwa Tersebut Pada Ujian 1, uuntuk itu coba masukkan rumus sebagai berikut :

=SUMIFS(DB!$F$2:$F$11,DB!$A$2:$A$11,Sheet2!$B$1,DB!$D$2:$D$11,
Sheet2!$A7,DB!$E$2:$E$11,Sheet2!B$6)

Artinya kita menggunakan rumus SUMIFS karena kita akan mengadu dataatau mencari persamaan lebih dari satu data, disini data yang akan kita adu atau cari persamaannya adalah :

1. Nilai ujian (F2:F11) dan NIS (A2:A11) yang ada di DB dengan data NIS di Sheet2 (B1).
2. Nama Bulan (D2:D11) di DB dengan nama Bulan di Sheet 2 (A7).
3. Ujian Ke (E2:E11) di DB dengan angka dibawah baris Ujian ke di Sheet 2 (B6).
4. Tanda $ apabila berada sebelum dan sesudah Cell berarti mengunci data tersebut baik dari sisi kolom maupun baris.
5. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi kolom.
6. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi baris.

Jika sudah seperti pembuktian pertama coba ketikkan  salah satu NIS di Sheet 2 Cell B2, misalkan A10001 maka hasilnya akan muncul :

Cell	A	B	C	D	E	F
1	NIS	A10001
2	Nama	Andi
3	Jenis Kelamin	L
4
5	Bulan	Ujian Ke		Jumlah	Nilai Rata-Rata	Keterangan
6		1	2
7	Januari	8.5
8

Untuk melihat Nilai hasil Ujian ke 2 (Cell C7) cukup mencopy rumus sebelumnya. Kemudian untuk mencari total dari hasil 2 kali ujian (Cell D7) saya yakin semua sudah pada tahu cukup ketikkan rumus :

=SUM(B7:C7)

Untuk mencari Nilai Rata-Rata (Cell E7) saya yakin banget semua sudah pada tahu tinggak ketik rumus :

=D7/2

Untuk membuat keterangan bisa manual dengan memperhatikan beberapa kriteria misalkan jika nilainya dibawah 7 maka dianggap Kurang kalau diatas 7 berarti dan seterusnya. Nah disini kita bisa menggunakan Vlookup atau rumus IF, disini saya menggunakan rumus IF, coba masukkan rumus sebagai berikut :

=IF(E7<7,”Kurang”,IF(E7<8,”Cukup”,IF(E7<9,”Baik”,IF(E7=>9,”Baik Sekali”))))

Artinya Jika nilai Rata-rata siswa tersebut kurang dari 7 maka keterangan yang akan muncul adalah Kurang, jika lebih dari 7 tapi kurang dari 8 adalah Cukup, jika lebih dari 8 tapi kurang dari 9 adalah Baik, jika sama dengan dan atau lebih dari 9 maka hasilnya adalah Baik Sekali.

Jika benar maka kita sudah membuat suatu Data base yang sangat sederhana karena dengan sekali memasukkan data NIS maka akan dengan segera muncul Data atau informasi yang akan kita maksud.

Data Base diatas akan masih bisa dimodifikasi sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan kita anggaplah latihan kali ini adalah kita mencari Nilai Ujian Per NIS Siswa dan dilain kesempatan kita akan mencari data Nilai siswa tersebut dengan melihat variabel lainnya.

by: http://bungaliani.wordpress.com

Membuat dan Membaca Data Base Dengan Fungsi GetPivotTable

Dalam membaca Database (DB) banyak cara kita gunakan, selain membuat aplikasi tersendiri dalam mencari data didalam DB tersebut bisa juga dengan menggunakan Fungsi lainnya tanpa harus membuat rumus. Dan fungsi yang dimaksud adalah Fungsi GetPivotData.

Fungsi GetPivotData digunakan untuk menghasilkan data yang disimpan dalam suatu PivotTable atau dengan kata lain sebagai ringkasan dari DB dengan jumlah yang banyak sehingga informasi yang ditunjukkan sesuai dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan Fungsi GetPivotData informasi yang ingin ditampilkan bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang diinginkan bisa bredasrakan nama, nomor tanggal atau data lainnya.

Tips kali ini merupakan bentuk lain dalam membaca sebuah DB (Biar lebih jelas mungkin sahabat bisa buka postingan saya yang berjudul Tips Microsoft Excel : Membuat Data Base Sederhana Dan Tabel Pencarian Data).

Disini kita gunakan DB yang sama, untuk mengingat kembali DB tersebut perhatikan data dibawah ini :

Nah untuk menggunakan Fungsi GetPivotData cukup mudah karena fungsi tersebut berada tepat disamping Tab Home, perhatikan gambar dibawah ini :

Yuk kita mulai….

Blok atau sorot DB yang sudah ada tersebut (Cell A1:F11), kemudian klik PivotTable maka akan muncul Choose the data that you want to analyze dan biarkan select yang muncul sesuai tampilan yang sudah ada kemudian klik OK, maka akan muncul seperti gambar dibawah ini :

Gambar diatas adalah semacam hasil yang akan muncul dari data yang nantinya diolah, dan bentuknya biasanya dalam bentuk combo box, dan akan muncul secara otomatis jika kita menempatkan data sesuai gambar dibawah ini.

Dimana data yang ditempatkan (didalam kotak tepat dibawah tulisan choose fields to add report) disesuaikan dengan kotak yang sudah tersedia dibawahnya (tepat dibawah tulisan Drag fields between areas below), dan caranya adalah sebagai berikut :

Disini diumpamakan data yang ingin ditampilkan yaitu berdasarkan Nomor Induk Siswa atau NIS, maka kita tempatkan NIS dengan cara di Drag ke Report Filter.

Drag data Ujian Ke di Column Label.

Untuk melihat data berdasarkan Bulan dan Nama Siswa, drag ke Row Labels.

Dan untuk melihat hasil ujiannya tersebut maka yang di drag ke ∑ Values adalah Nilai Ujian.

Jika itu sudah selesai maka semua data siswa dengan nilai hasil ujiannya baik nilai ujian pertama dan kedua akan muncul plus total dari hasil ujian tersebut.

Pivottable ini bisa kita olah, misalkan kita ingin menampilkan data hanya satu siswa maka klik NIS kemudian centang Select Multiple Items hilangkan tanda centang All dan pilih salah satu Nomor yang diinginkan (centang nomor tertentu) maka hasilnya akan muncul satu nama sesuai NIS tersebut.

Sebagai contoh kita mengklik nomor A10001 maka nama yang muncul adalah atas nama Andi plus data nilai hasil ujiannya.

Data yang dimunculkan dalam Fungsi GetPivotTable bisa diubah tapi dengan catatan khusus untuk ∑ Values haruslah berisi angka atau nilai atau sesuaikan dengan DB asalnya.
Setelah saya coba dan saya ikut cara di atas g terlalu susah ko sob belajar xl emng susah2 gamapang
thank to : http://bungaliani.wordpress.com